To-do-app showdown – mine 3 bedste lister

To-do-apps er projektledelse i lommeformat. At bruge en to-do-app i det daglige er det første skridt til at kunne styre sin egen tid, og dermed også tiden i de projekter man er involveret i. Og hvis man bruger nogle af de lidt mere avancerede to-do-apps så er de nærmest et projektstyringssystem i sig selv.

I mit daglige liv bruger jeg tre forskellige to-do-apps – til tre forskellige formål. Jeg er storforbruger af to-do-lister, og har fundet ud af at de her tre hver for sig har nogle features som gør at de fylder en særlig plads ud.

De er alle tre gratis – dog kan man betale ekstra for Wunderlist og Trello og få nogle ekstra features. Men de er fuldt funktionelle i deres gratis udgave.

Any.do

Screenshot_2014-04-07-15-24-36

De fire overordnede kategorier i any.do

Vi lægger ud med min “daily driver”. Jeg bruger Any.do hver eneste dag, og flere gange om dagen. Det er en ganske simpel to-do-app, men den kan det den skal, og den gør det på en utrolig god måde. Og så har den nogle unikke features, som i hvert tilfælde for mig har betydet at jeg er bedre til at bruge den.

Det helt grundlæggende organisering i Any.do er baseret på tid. Det her er en app som fokuserer på, hvornår du skal gøre noget. Og til daglig styring af opgaver er det den helt rigtige tankegang. Der er også mulighed for at lave mapper efter emner, men hvis jeg skal være helt ærligt så er den funktionalitet så dårligt implementeret at jeg bare har alle mine opgaver liggende i en samlet folder.

Nogen vil opleve det som en ulempe ved any.do, at der ikke er bedre understøttelse af foldere og den slags. Men for mig er det en af styrkerne. Det er ikke any.do jeg bruger til at planlægge et stort projekt. Det er en app som jeg bruger om morgenen til at planlægge hvad jeg skal have gjort i dag.

Som man kan se på screenshot her på siden opererer any.do med fire overordnede tidskategorier:

  • i dag
  • i morgen
  • snart
  • på et tidspunkt
Plan Your Day: Først vælger man om man skal udføre den pågældende task i dag

Plan Your Day: Først vælger man om man skal udføre den pågældende task i dag

Når man først ser det virker det sært, men det giver fuldstændig mening. Ideen er, helt enkelt, at det man skal i dag eller i morgen er noget man kan planlægge i detaljer – ting der er længere væk er det ikke nødvendigt at være helt så bevidst om.

Det betyder ikke at man ikke kan sætte deadlines på de enkelte tasks – det betyder bare at man ikke skal forholde sig til dem hele tiden.

Hver task kan beskrives med en titel, en, eller flere, noter og en reminder på et bestemt tidspunkt. Ikke noget med billeder og den slags her. Desuden kan man sende en task til en anden (men det er der apps som er bedre til).

Genistregen i Any.do er “Plan your day”. Hver dag kl. 9 (man kan sætte indstille tidspunktet) kommer der en reminder fra Any.do om at nu skal jeg planlægge min dag. Herefter viser den mig de tasks som er aktuelle i dag – det kan jo også være nogen jeg har lagt på for noget tid siden og som har gemt sig i “upcoming”.

Play Your Day: Så tilføjer man reminder

Play Your Day: Så tilføjer man reminder

For hver task skal jeg vælge om jeg vil udføre den i dag, udskyde den til en anden dag (så får man valg mellem i morgen, om to dage eller senere), om man vil markere den som udført eller man vil slette den. Trykker man på “Today” får man så endnu en lille menu hvor man vælger om man vil have en reminder på et tidspunkt.

Det tager vitterlig kun 2 minutter at gennemgå dagens gøremål på den måde – og man sidder tilbage med en god følelse af at have styr på sagerne. Det er den følelse som gør any.do til et godt bekendtskab.

Any.do findes både til Android og IOS. Desuden er der en fremragende extension til Google Chrome, som blandt andet gør at man har any.do i sin Gmail, og kan tilknytte en task til en email. DET er smart!

Wunderlist

Wunderlist

Wunderlist

Wunderlist er endnu et bud på en huskeliste / to-do-app. Den er næsten ligeså simpel som any.do, men har nogle lidt andre styrker.

I Wunderlist opretter man selv sine lister. Det kan være baseret på emner, kunder, projekter eller noget helt andet. En liste kan indeholde et enormt antal tasks – og de kan beskrives med deadlines, reminders, noter, under-opgaver, filer etc. Så altså i ret store detaljer.

Det bliver hurtigt mere uoverskueligt i Wunderlist. Det med at skulle organisere sine daglige opgaver efter emner bliver, i hver tilfælde for mig, et unødigt lag af komplikation som ikke gør noget nemmere.

Men der er bare en feature i Wunderlist som gør at den stadig bor på min telefon. Nemlig at man kan dele en liste – og den liste automatisk synkroniserer mellem forskellige brugere. Så hvis man har brug for at dele indkøbslister eller andet med familie, kollegaer eller venner så er Wunderlist den bedste. For man kan godt nok godt dele en task i any.do – men man kan ikke se hvornår den er udført. I Wunderlist bliver “udført” synkroniseret mellem enhederne.

Der er app til IOS og Android – og et ganske flot webinterface også.

Trello

Vi slutter trekløveret med Trello. Det er suværent den mest komplette to-do-app, og man kan nok også sige at den er mere end det. Trello er stort set et projektstyringsværktøj til folk der kører agile metoder som f.eks. Scrum.

Trello - eksempel på en liste og et kort

Trello – eksempel på en liste og et kort

I trello opretter man boards som består af en eller flere lists, som så igen kan indeholde flere cards (som er det vi i de andre sammenhænge kalder tasks). Ideen er at man opretter et projekt som et board – og så f.eks. har listerne: Planlagt, Under udførelse, Udført. Så starter man med at liste alle opgaverne i projektet under “Planlagt” og flytter dem som en efter en til “Udført” efterhånden som projektet skrider frem.

De enkelte tasks kan beskrives med noter, vedhæftede filer, deadlines, checklister, ansvarlige, billeder og meget andet. Der er også et helt kommentarspor til hver task så man i et team kan diskutere, hvordan den skal udføres.

Man kan dele et board med andre og dermed bruge det som et værktøj i et team – selv hvis de ikke befinder sig samme sted rent fysisk. Det synkroniserer automatisk så man hele tiden kan følge med i hvem der er i gang med hvad.

Af de her nævnte er der ingen tvivl om at Trello er det mest avancerede. Det kan virkelig meget. Det eneste det ikke kan er at være simpel. Derfor bruger jeg ikke Trello til mine daglige opgaver, som jeg planlægger for mig selv. Trello er reserveret til brug i større projektopgaver som jeg har. Her er det til gengæld fantastisk, fordi jeg kan invitere samarbejdspartnere og kunder med ind så de kan følge projektet og være en del af processen.

Trello fås til Android, iPhone, iPad, Windows 8 tablet – og naturligvis som webinterface

Konklusion

Så altså – hver ting til sin tid – også når det kommer til to-do-apps. Der er ikke nogen af dem her der kan alt det jeg har brug for, men i et mix mellem de tre har jeg fundet noget som virker.

Og ja – der er masser af andre. Evernote, som også er en af mine yndlingsapps, har to-do-funktionalitet. IOS har indbygget to-do-app. Google Tasks eksisterer også. Og så videre …. kom med dine bedste bud i kommentarerne.

Comments are closed.